Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Anwendung optiFeWo.

optiFeWo ist eine Software zur Verwaltung von Ferienwohnungen, Gästen, Reservierungen, Rechnungen und zugehörigen Dokumenten.

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

2. Datenschutzkontakt

Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: datenschutz@simteva.de

3. Nutzung von optiFeWo

Bei der Nutzung von optiFeWo verarbeiten wir personenbezogene Daten, die für den Betrieb der Anwendung, die Verwaltung von Nutzerkonten und die Bereitstellung der gebuchten Funktionen erforderlich sind.

Dazu gehören insbesondere:

• Name und E-Mail-Adresse von Nutzern
• Zugangsdaten und Rollen/Berechtigungen
• Unternehmens- und Mandantendaten
• Gäste- und Kundendaten
• Reservierungsdaten
• Rechnungs- und Zahlungsinformationen
• Kommunikationsdaten, z. B. für E-Mail-Versand
• technische Protokoll- und Sicherheitsdaten

Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung der Anwendung, zur Verwaltung von Reservierungen und Rechnungen, zur Kommunikation mit Gästen und Kunden, zur technischen Sicherheit sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit gesetzliche Pflichten bestehen, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren und stabilen Betrieb der Anwendung.

4. Daten von Gästen und Kunden der Mandanten

Mandanten können in optiFeWo personenbezogene Daten ihrer Gäste und Kunden verwalten.

Dazu können insbesondere gehören:

• Name
• Kontaktdaten
• Adresse
• Reservierungsdaten
• Rechnungsdaten
• Zahlungsstatus
• Notizen und Präferenzen

Für diese Daten ist grundsätzlich der jeweilige Mandant verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag des Mandanten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Betroffene Personen sollten sich bei Fragen zu ihren Gäste-, Reservierungs- oder Rechnungsdaten zunächst an den jeweiligen Vermieter bzw. Mandanten wenden.

5. E-Mail-Versand

optiFeWo kann E-Mails versenden, zum Beispiel für:

• Einladungen
• Passwort-Zurücksetzungen
• Reservierungsbestätigungen
• Reservierungsablehnungen
• Rechnungen
• Mahnungen

Für den Versand können technische Dienstleister wie Microsoft Azure Communication Services oder vom Mandanten konfigurierte SMTP-Server eingesetzt werden.

Dabei werden die für den Versand erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere Empfängeradresse, Betreff, Inhalt, Versandstatus und technische Versandinformationen.

6. Dokumente und PDF-Dateien

optiFeWo kann PDF-Dokumente erzeugen und speichern, insbesondere Reservierungsbestätigungen, Rechnungen oder Vorlagen.

Diese Dokumente können personenbezogene Daten enthalten. Die Speicherung erfolgt über eine gesicherte Cloud-Infrastruktur. Der Zugriff auf Dokumente erfolgt, soweit technisch vorgesehen, über zeitlich begrenzte Zugrifflinks.

7. Cookies und Einwilligung auf dieser Website

Diese Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb erforderlich und werden auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) eingesetzt.

Nicht notwendige Cookies und Dienste (Statistik, Marketing) setzen wir ausschließlich mit Ihrer vorherigen Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TTDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ein. Vor Ihrer Einwilligung werden keine Statistik- oder Marketing-Skripte geladen. Ihre Einwilligung ist freiwillig und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich – über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß können Sie Ihre Auswahl jederzeit anpassen oder widerrufen.

Aktuell eingesetzte Cookies und Dienste:

Statistik- oder Marketing-Dienste werden nach aktuellem Stand nicht eingesetzt. Sobald solche Dienste hinzukommen, werden sie hier vor ihrer Aktivierung aufgeführt und nur nach Ihrer Einwilligung geladen.

Darüber hinaus können in der Anwendung lokale Einstellungen im Browser gespeichert werden, zum Beispiel Anzeige- und UI-Präferenzen. Diese dienen ausschließlich der komfortablen Nutzung.

8. Protokolldaten und Sicherheit

Zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zum Schutz vor Missbrauch verarbeiten wir technische Protokolldaten.

Dazu können gehören:

• Zeitpunkt von Zugriffen und Aktionen
• Nutzer- oder Mandantenbezug
• technische Fehlermeldungen
• Sicherheitsereignisse
• Statusinformationen zu Vorgängen

Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb der Anwendung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Eingesetzte Dienstleister

Für den Betrieb von optiFeWo können externe Dienstleister eingesetzt werden, insbesondere für:

• Hosting und Datenbankbetrieb
• Cloud-Speicher
• E-Mail-Versand
• Hintergrundverarbeitung
• Monitoring und Fehleranalyse

Eingesetzt werden können insbesondere Dienste von Microsoft Azure.

Mit Dienstleistern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, schließen wir – soweit erforderlich – Verträge zur Auftragsverarbeitung ab.

10. Drittlandübermittlung

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums kann nicht vollständig ausgeschlossen werden, insbesondere wenn eingesetzte Dienstleister Unterauftragnehmer oder Supportstrukturen außerhalb der EU nutzen.

Soweit eine Drittlandübermittlung erfolgt, stellen wir sicher, dass geeignete Garantien im Sinne der Art. 44 ff. DSGVO bestehen, zum Beispiel Angemessenheitsbeschlüsse oder EU-Standardvertragsklauseln.

11. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

Nutzer- und Mandantendaten werden grundsätzlich für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Rechnungs- und steuerlich relevante Daten werden entsprechend gesetzlicher Aufbewahrungspflichten aufbewahrt.

Daten, die Mandanten in optiFeWo verwalten, werden nach den Vorgaben des jeweiligen Mandanten gespeichert oder gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

12. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften folgende Rechte:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf einer erteilten Einwilligung
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Anfragen können an folgende Adresse gerichtet werden:

[Datenschutz-E-Mail-Adresse]

Soweit sich eine Anfrage auf Daten bezieht, die ein Mandant in eigener Verantwortung verarbeitet, unterstützen wir den Mandanten im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich rechtliche Anforderungen, Funktionen der Anwendung oder eingesetzte Dienstleister ändern.

Es gilt die jeweils aktuelle Version.